ماهي خطواتك كإدارة لتشغيل مصنعك؟

تلعب الإدارة التنفيذية للمؤسسة الصناعية دوراً محورياً في ترجمة رؤية مالك المؤسسة إلى واقع ملموس وناجح، وتشرف على تعيين فريق الإدارة، وإعداد نظام إداري للمؤسسة، وتجهيز المصنع للتشغيل وإدارته. فيما يلي وصفا لمهام الإدارة التنفيذية للمؤسسة الصناعية:

تعيين فريق الإدارة

سيحتاج المدير العام إلى فريق عمل لبناء وتجهيز المصنع وتشغيله التجريبي وإدارته فيما بعد. يحتاج المشروع في مرحلة التأسيس بعض الكوادر الإدارية مثل رؤساء أقسام لكل من المصنع، والمالية والمحاسبة، والإدارة، والمبيعات والتسويق. سيقود المدير العام فريق الإدارة لإعداد النظام التشغيلي للمؤسسة الصناعية، وإعداد نظام للحسابات، واختيار موقع المشروع، والاستثمار في البناء والمرافق، وشراء الآلات، وتجهيز المصنع، وإدارة المخزون، وتعيين باقي الموظفين، وغير ذلك لضمان جاهزية المصنع للتشغيل التجريبي.

إعداد نظام تشغيلي إداري

يوفر نظام التشغيل الإداري في أي مؤسسة معلومات هامة عن السياسات، والإجراءات، والنماذج، وإرشادات العمل، لأداء أنشطة المؤسسة وتحقيق الأهداف. يتألف نظام التشغيل من وثائق معتمدة لإدارة جودة الأعمال بالمؤسسة وتغطي الأنشطة الرئيسية مثل إدارة الموارد البشرية، والمحاسبة والمالية، والمشتريات، والمبيعات والتسويق، والإنتاج، والمخزون، والجودة. وتُمكن هذه الأدلة التشغيلية المؤسسات من تحقيق معايير الأداء المقبولة، والالتزام بنطاق العمل المعتمد لكل نشاط، وشرح خطوات تنفيذ تلك الاعمال، والامتثال للمتطلبات.

تحديد موقع المصنع والمبنى

يُؤثر موقع ومبنى المصنع على أداءه، وجدواه، واستدامته. وترشح دراسة الجدوى الاقتصادية والفنية للمشروع بدائل مناسبه للموقع. يوفر موقع المصنع مزايا تجارية وفنية كثيرة مثل قرب المصنع من السوق، والموردين، والقوى العاملة، وخدمات البنية التحتية، وهذا سينعكس إيجابا على خفض التكاليف، والأسعار، وتقوية المركز التنافسي للمؤسسة، وتعزيز وضعه المالي.

الاستثمار في تكنولوجيا التصنيع

يُعد تجهيز المصنع بالآلات والمرافق اللازمة أمرًاً بالغ الأهمية لتنفيذ خطط الإنتاج والأعمال، وسيظل اختيار تكنولوجيا التصنيع المناسبة لأي مصنع أكبر عقبة تواجه إدارة المصنع لتحقيق النجاح. يتألف نظام التصنيع بأي مصنع من تكنولوجيا التصنيع، والمباني، والمرافق الخدمية، وقوة العمل الفنية والإدارية، وأنظمة التشغيل، ومراقبة الجودة، ومناولة المخزون، وتلبية أوامر العملاء. ولذا على تكنولوجيا التصنيع المُختارة أن تكون لديها القدرة العالية على المرونة لامتصاص أي تغيرات في أذواق ومتطلبات المستهلكين وعوامل المنافسة، إضافة إلى الاستفادة الكاملة من التقنيات التصنيعية التي تقدمها الثورة الصناعية الرابعة التي بدأت مع بداية العام 2000 ومستمرة حتى وقتنا هذا، وتشمل بالإضافة إلى تكنولوجيا التصنيع الحديثة تقنيات تكنولوجيا المعلومات والإنترنت في إدارة الإنتاج.

الاستثمار في المخزون

يتكون المخزون لأي مؤسسة صناعية من مواد خام وفقا لمعايير جودة ومواصفات فنية مقبولة لصنع منتجات نصف مصنعة أو تامة الصنع، إضافة الي المنتجات المصنعة. تُؤثر المواد الخام المستخدمة بالتصنيع في أي مصنع على جودة منتجاته، وتكلفتها، وخطط الإنتاج، ورضا العملاء. في إدارة المخزون توجد طريقتين مهمتين لتوريد وتخزين المواد الخام، فتنص الأولى على التوريد عند الحاجة، والثانية على صيانة مخزون محدد، مثلا يكفي لمدة شهر إنتاج، لتفادي أي انقطاع مفاجئ بالتوريد أو لتلبية طلبات طارئة في السوق. كما تتفادى إدارة المصانع عادة تخزين مواد خام أو بضاعة لفترات طويلة، كون ذلك ينتج عنه تكاليف إضافية ناجمة عن تخزين المخزون، مثل إيجار مساحة تخزين، وعماله، وإنارة، وكلفة كهرباء، وتأمين، ومال مُجمد.

إدارة الجودة

إن إدارة الجودة هي عملية مستمرة ومهمة لأي نشاط وتتضمن إعداد نظام للجودة، وخطة الجودة، وتنفيذها، وقياس الجودة واختبارها، وتقليص الفاقد، والمحافظة علي جودة الأداء، والمنتجات، وكذلك تحديد المنهجيات المناسبة لتنفيذ أهداف وخطة الجودة. عادة ما يتم ضمان الجودة من قبل المصنع عبر ثلاثة مناهج أساسية وهم مراقبة الجودة، وتأكيد الجودة، والجودة الشاملة. إن مراقبة الجودة هي أداة ضرورية لرصد ومراقبة الأداء ويتم تطبيقها عن طريق فحص الأداء والتأكد من جودته وفقًا للأهداف والمقاييس المحددة، كما تكشف مراقبة الجودة الانحرافات السلبية وتوصي بإجراءات تصحيحية ووقائية لإصلاح ذلك. وتهدف طريقة تأكيد الجودة الي التركيز على مرحلة التنفيذ وأثناء العمليات الإنتاجية للتأكد من جودة المدخلات والعمليات والمخرجات، وذلك عبر تنفيذ خطة الجودة التي تتضمن مقاييس الجودة للمدخلات، والعمليات، والمخرجات، وتعليمات الإنتاج، والفحوصات، وتدريب العمالة، واستخدام الرسومات التوضيحية لتنفيذ العمليات الإنتاجية، والاستثمار بالآلات الحديثة، وإشاعة ثقافة جودة الاعمال بين العاملين. كما يركز نهج الجودة الشاملة على فرضية رئيسية مفادها أن الجودة هي مسؤولية الجميع في المؤسسة، ووفقًا لهذا النهج فإن كل مهام المؤسسة تصب بتحقيق جودة المنتجات بالمصنع.  

بناء علامة تجارية قوية

إن العلامة التجارية لأي نشاط هي عبارة عن تصور ذهني ومعتقد لدي العملاء وأصحاب المصلحة الاخرين عن مؤسستك والمنتجات والمزيج التسويقي. وتقوم المؤسسات ببناء علامة تجارية قوية من خلال تصميم هوية بصرية متكاملة وتسويقها، مشفوعة بخطة تسويق، ومبيعات قوية، وبرامج دعاية وإعلان وعلاقات عامه وإعلام، وموقف تنافسي قوي، وموارد، وأدوات تسويقية. تروي العلامة التجارية لمؤسستك قصصا عن المزايا النسبية والإنجازات للعملاء وأصحاب المصلحة الأخرين، وتتضمن معلومات عن إنجازاتها، ووعودها، وجودت منتجاتها، والمزايا النسبية للمؤسسة، والمنتجات وعروض البيع بالسوق وغيرها. كما إن العلامة التجارية تكشف عن الموقف التنافسي لمؤسستك في السوق بالمقارنة مع المنافسين. على سبيل المثال، تعكس العلامة التجارية الشهيرة لساعات “Swatch” إنها ساعة ذات جودة متوسطة، ومعقولة، وبتصاميم جذابة، وتُباع بأسعار رخيصة. كما تَظهر العلامة التجارية أيضًا رسالتك ورؤيتك والمزايا النسبية لمؤسستك للعملاء وأصحاب المصلحة.

إدارة العملاء

يعد تطوير العملاء مهمة صعبة لأي مؤسسة وتبدأ عملية اكتشاف عملاء في مشروعك مع تطوير فكرة المشروع وتطوير حل فريد لمشكلة يواجها جمهور المستهلكين. تنطوي عملية إدارة العملاء على تقسيم السوق المستهدف إلى شرائح متسقة من المستهلكين، واستهداف شريحة محددة وابتكار منتجات يقبلها جمهور المستهلكين، وتنفيذ استراتيجية لإدارة العملاء.

يمكن تقسيم السوق إلى شرائح متجانسة من العملاء كأفراد ومؤسسات مما يشتركون بخصائص مشتركة في رؤيتهم لقيمة المنتج وقراراتهم ومحفزاتهم لشراء المنتج والانتفاع منه. يتم بعد ذلك إعداد وصف شامل لهذه الفئة وتشمل بيانات عن الوضع الديمغرافي، والاحتياجات، والقيم، والسلوك، والاولويات، وتحديد الأسباب القوية لقبول المستهلكين للمنتج. يلي ذلك إعداد وصف دقيق لشخصية العميل المستهدف النموذجية وتتضمن نفس البيانات المذكورة في ملامح الفئة المستهدفة وفقا لأعلاه لكن ما يميز بيانات وصف العميل إنها تحوي معلومات شخصية ومحددة، وتتضمن بيانات مثل اسم العميل، وعنوانه، ورغباته، ومثبطاته، ودوافعه لاقتناء المنتج، وطرق التواصل معه، ومنافذ التوزيع المفضلة له، والقيم المفضلة للعميل، وسلوكه لاقتناء المنتج. عند تحديد السوق المستهدف لإطلاق منتجاتك، فمن الضروري اختيار السوق المستهدف الذي يتناسب مع عرض منتجاتك، ووضع المنافسة، ويوفر الحماية الكافية لمنتجاتك من أي إحلال أو دخول منافسين جدد، ولدى السوق المستهدف إمكانات قوية للنمو وتحقيق مستوي طلب كافي لمنتجاتك. كما تعلب أساليب التسويق الرقمية عبر الإنترنت دورا مهما في ترويج وبيع منتجات المؤسسة وذلك من خلال تصميم وتنفيذ موقع إلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، وعبر محركات البحث، والبريد الإلكتروني، والتجارة الإلكترونية، والتطبيقات الالكترونية عبر الإنترنت. تعمل هذه المنصات الرقمية على تعظيم وتسهيل تجربة العملاء في معرفة عروض البيع، وتجربة المنتج واختباره وشراءه، وتحسين التواصل مع العملاء. تحتاج المؤسسة إلى تطوير أدواتها وقدراتها الرقمية لتحسين فعالية التسويق عبر الإنترنت، وكذلك إعداد خطة رقمية لترويج الأعمال التجارية، وتطوير العملاء، وزيادة المبيعات ومتابعة تنفيذها.

استثمر في التكنولوجيا الرقمية

تتكون التكنولوجيا الرقمية من المعلومات، وأجهزة الكمبيوتر، وتطبيقات الكمبيوتر، وتتضمن استخدام المعلومات بهيئتها الرقمية والكلمات والصور. تشمل التكنولوجيا الرقمية الأجهزة وبرامج الكمبيوتر، لاستقبال المعلومات، وضغطها، وتخزينها، وتحليلها، وفتحها، ونقلها. زادت كفاءة أداء التقنيات الرقمية مع ولوج ثورة الإنترنت وربطها فيها، حيث مكنت خدمة الإنترنت من ربط التقنيات الرقمية بمحيطها الداخلي والخارجي الواسع ومكنها من جمع معلومات ضخمة ومتعددة المصادر والنطاق، وطور من قدرات تلك التقنيات الرقمية في تحليل المعلومات، ومعالجتها، واستنباط حلول مبتكرة تخدم الناس والمؤسسات.

مراقبة الأداء والتحكم فيه

هي إجراءات إدارية لقياس النتائج وتقييمها واتخاذ القرارات بما يتوافق مع خطط وأهداف المؤسسة والتدخل السريع لتصحيح إي انحراف عن المستهدف. تقود إدارة المؤسسة فرق العمل لإعداد تقارير الأداء، وترتيب اجتماعات مع الأقسام المعنية لمناقشة تلك التقارير بصفة دورية، مثلا أسبوعيا، واتخاذ القرارات لدعم كفاءة الأداء، وإبلاغ الموظفين المعنين بنتائج الأداء والقرارات المتخذة لتحسين الأداء.

تنظيم وتعيين وإدارة الموظفين

تعد وتعتمد إدارة المؤسسة نظاما متكاملا لإدارة الموارد البشرية وذلك بهدف تنظيم وتعين وإدارة الموارد البشرية لتحقيق رسالة ورؤية واستراتيجية المؤسسة وخططها التنفيذية وأهدافها. وعليه، تُنظم إدارة المؤسسة الموظفين وفقا لهيكل تنظيمي، ووظائف محددة، ودرجات وظيفية. ويهدف تنظيم الموظفين إلى تمكين إدارة المؤسسة من الاستخدام الأمثل للموارد البشرية في تنفيذ خطط وأهداف المؤسسة، وتمكن الإدارة كذلك من الرقابة والتواصل الفعال بين الموظفين والمستويات الإدارية. وتعد إدارة المؤسسة كذلك نظاما للتعيينات والذي يشرح الوظائف، والدرجات الوظيفية، والمزايا المالية والعينية، والوصف الوظيفي، ومؤهلات شاغل الوظيفة، ومعايير الإعلان عن الوظائف الشاغرة، وتقيم الطلبات وترشيحها للمقابلات، وتنفيذ المقابلات، وابرام عقود العمل. ويكتمل عقد منظومة نظام إدارة الموارد البشرية في إعداد نظام لإدارة الموارد البشرية لتحفيز، وقيادة، وتدريب العاملين، وتحسين الإنتاجية لتحقيق الأهداف المرسومة.

ملاحظة أخيرة

هذه المقالة مقتبسة من كتابي المعنون ” دليلك لإنشاء مصنع “. ولقراءة مقالاتنا ومنشوراتنا في مجال المؤسسات الصغيرة وريادة الأعمال، أدعوك للتسجيل في نشرتنا الإخبارية ، أو زيارة موقعنا الإلكتروني.  

منذر الداود

خبير مؤسسات صغيرة ومتوسطة

GrowEnterprise

United Kingdom

Categories business, enterpriseTags , , ,

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this:
search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close